Chuyên đề 11

KỸ THUẬT SOẠN THẢO
VĂN BẢN QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Chuyên đề 11
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
I. Tổng quan về VBQLHCNN
1. Khái niệm về VBQLHCNN
2. Chức năng của VBQLHCNN
3. Phân loại VBQLHCNN
4. Hiệu lực và nguyên tắc áp dụng VBQLHCNN
II. Kỹ thuật soạn thảo VBQLHCNN
1. Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo VBQLHCNN
2. Những yêu cầu về nội dung
3. Những yêu cầu về bố cục và thể thức
III. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
1. Khái niệm quy trình xây dựng và ban hành văn bản
2. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản
IV. Thảo luận
Mục tiêu chuyên đề
Hệ thống hoá những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý hành chính nhà nước; những yêu cầu, kỹ thuật cơ bản trong soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước; quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước.
Chia sẻ những vấn đề nảy sinh trong thực tiễn soạn thảo VBQLHCNN: Bố cục; lựa chọn sử dụng từ ngữ; dấu câu; cách viết hoa; cách viết tắt; cách viết tên riêng cơ quan, tổ chức; cách rút gọn câu, rút gọn đoạn văn; thay đổi cách diễn đạt; cách trích dẫn tư liệu; vấn đề sao VB; những vấn đề còn tranh luận về đúng/sai; những câu hỏi vì sao?;…
Tài liệu tham khảo
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Ngh? d?nh 24/2009/ND - CP ng�y 05/3/2009 c?a Chớnh ph? hu?ng d?n thi h�nh Lu?t Ban h�nh van b?n QPPL nam 2008.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2004.
- Ngh? d?nh 91/2006/ND - CP ng�y 06/9/2006 c?a Chớnh ph? hu?ng d?n thi h�nh Lu?t Ban h�nh van b?n c?a HDND v� UBND nam 2004.
- Thụng tu liờn t?ch s? 55/ 2005/ TTLT-BNV-VPCP ng�y 06/05/2005 c?a B? N?i v? v� Van phũng Chớnh ph? hu?ng d?n v? th? th?c v� ki thu?t trỡnh b�y van b?n.
Tài liệu tham khảo
- Tài liệu bồi dưỡng về Quản lý hành chính nhà nước (Chương trình chuyên viên) - [Phần II: Hành chính nhà nước và công nghệ hành chính]. Học viện hành chính. Nxb Khoa học và kỹ thuật. Hà Nội, 2009, Tr188 – 219.
- Phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trung tâm Thông tin, Bộ Nội vụ. Hà Nội, 2009.
- Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. Học viện hành chính. Nxb Khoa học và kỹ thuật. Hà Nội, 2008.

I. TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1. Khái niệm về văn bản quản lý hành chính nhà nước
1.1. Khái niệm văn bản

“Văn bản là vật mang tin”?
Khái niệm văn bản
* Nghĩa rộng:
- VB là vật mang tin được ghi bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định.
- VB vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết, thường là tập hợp của các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về hình thức, có tính chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Khái niệm văn bản
* Nghĩa hẹp:VB là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

* “VĂN BẢN”/ “NGÔN BẢN” / “LỜI NÓI”

75% thông báo miệng không được chú ý đến hoặc bị hiểu sai hay bị lãng quên nhanh chóng.

* Chế tác trên nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, tre, lụa, giấy, đĩa CD, mạng điện tử, …
1.2. Khái niệm văn bản quản lí
Là văn bản do các chủ thể quản lí ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lí, các thông tin sinh ra từ chủ thể đến đến khách thể quản lí và ngược lại trong hoạt động quản lí.
1.3. Khái niệm VBQLNN
Là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.4. Khái niệm VBQLHCNN:
Là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
VBQLHCNN
VB
VBQL
VBQLNN
Đặc trưng VBQLHCNN
a. Chủ thể ban hành:
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
b. Nội dung truyền đạt:
Các quyết định quản lý và thông tin quản lý phục vụ cho công tác quản lý hành chính nhà nước.
+ Các quyết định quản lý hành chính nhà nước mang tính quyền lực đơn phương và làm phát sinh hệ quả pháp lý cụ thể
+ Các thông tin quản lý hành chính có thể theo chiều dọc từ trên xuống (VB cấp trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các VB cấp dưới chuyển lên), hoặc theo chiều ngang gồm các VB trao đổi giữa các cơ quan ngang cấp, ngang quyền.
Đặc trưng VBQLHCNN
c. Đối tượng áp dụng:
Cơ quan nhà nước, tổ chức, công dân có quyền được nhận các quyết định và thông tin quản lý hành chính nhà nước và có trách nhiệm thực hiện các quyết định do các VB đưa ra.
Đặc trưng VBQLHCNN
d. Được ban hành theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định.
e. Được trình bày theo hình thức pháp luật quy định (hình thức: tên loại, bố cục, thể thức, kỹ thuật trình bày)
Thẩm quyền ban hành văn bản
Những căn cứ để xác định thẩm quyền ban hành văn bản của một cơ quan, tổ chức, cá nhân:
Cỏc văn bản quy phạm pháp luật:
VB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị và cá nhân người phụ trách
VB phân công trách nhiệm trong bộ máy lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị.
Thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền về hình thức VB:
+ VB quy phạm pháp luật
(Hạn chế - Theo Luật ban hành VBQPPL).
+ Văn bản hành chính
(Không hạn chế).
+ Văn bản chuyên môn (chuyên ngành)
(Hạn chế theo chức năng và lĩnh vực hoạt động của cơ quan).
.
Thẩm quyền ban hành văn bản
(Thẩm quyền về hình thức văn bản)
- Quốc hội: HP, luật, NQ
- UBTVQH: PL, NQ
- CT nước: Lệnh, QĐ
- Chính phủ: Nghị định
- Thủ tướng CP: QĐ
- Bộ trưởng, thủ trưởng cq ngang bộ: Thông tư
- Chánh án, viện trưởng - Bộ trưởng, thủ trưởng cq ngang bộ: Thông tư liên tịch
- UBTVQH, chính phủ - cơ quan TW của tổ chức chính trị XH: NQ liên tịch
- HĐND: Nghị quyết
- UBND: QĐ, CT
Thẩm quyền ban hành văn bản
(Thẩm quyền về n?i dung văn bản)
- Nội dung văn bản do các CQ, TC ban hành không được vượt quá phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao
- Những người có trách nhiệm chỉ được phép ký ban hành những văn bản trong phạm vi quyền hạn được giao.
- Văn thư cơ quan có quyền từ chối đóng dấu vào những văn bản ký không đúng thẩm quyền.
Thẩm quyền ban hành văn bản
Những trường hợp vi phạm thẩm quyền ban hành văn bản phổ biến trong các cơ quan, tổ chức:
- Ban hành những loại văn bản không được pháp luật hoặc cơ quan, người có thẩm quyền cho phép.
- Ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề không thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
- Ký văn bản không thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm được giao.
Thẩm quyền ban hành văn bản
Biện pháp xử lý vi phạm
- Đình chỉ thi hành để sửa đổi văn bản
- Huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ văn bản
- Truy cứu trách nhiệm cơ quan và cá nhân ban hành văn bản, nếu việc vi pham gây hậu quả nghiêm trọng.
? VB nào thuộc loại VBQLHCNN?
1. Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm. NXBGD, 2008.
2. Chỉ thị số 38 – CT/TW, ngày 07/9/2009 của Ban Bí thư về đẩy mạnh công tác bảo hiểm y tế trong tình hình mới.
3. Thông tri 01 – TT/TW, ngày 20/9/1996 về việc tăng cường lãnh đạo Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.
4. Bản án hình sự sơ thẩm số 10/2009/HSST của Toà án Nhân dân Thành phố Hà Nội.
5. Luật đất đai 2003
2. Chức năng của VBQLHCNN
2.1 Chức năng thông tin
* Bao gồm: Ghi lại thông tin; truyền đạt thông tin.
* Là chức năng cơ bản nhất của VBQLHCNN.
* Giá trị của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác, tính đầy đủ, tính chất mới của thông tin.
+ Chính xác trong việc phản ánh hiện thực khách quan;
+ Chính xác bởi các số liệu cụ thể ;
+ Diễn đạt chính xác, không thừa, không thiếu
Chức năng thông tin

* Chức năng thông tin được đảm bảo phụ thuộc vào khả năng tiếp nhận và sử dụng thông tin của đối tượng tiếp nhận VB.
* Giá trị thông tin ---> Giá trị văn bản
Chức năng thông tin

* Các loại thông tin:
- Dựa vào nội dung: tin tức, mệnh lệnh, chủ trương, chính sách, các quy định, chế độ, các yêu cầu,...
- Dựa vào sự liên quan đế sự việc được giải quyết:
+ Thông tin quá khứ
+ Thông tin hiện hành
+ Thông tin dự báo
2.2. Chức năng quản lí
- Là phương tiện truyền đạt các quyết định QL, là phương tiện điều hành, hướng dẫn, đôn đốc hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí.
- Là phương tiện kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lí.
- Muốn VB của các cơ quan có được chức năng quản lý thì nó phải đảm bảo được chức năng thực thi của cơ quan nhận được.
2.3. Chức năng pháp lí
* Là chức năng mang tính chuyên biệt của VBQLNN.
* Là phương tiện để ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật.
- Một số kiểu loại VB chứa đựng các quy phạm pháp luật (QĐ, NĐ, NQ, TT);
- Là căn cứ pháp lý cho mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chức năng pháp lí

* Là phương tiện và căn cứ để xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý, tạo mối ràng buộc trách nhiệm giữa chủ thể và đối tượng tiếp nhận VB.
2.4. Các chức năng khác
- Chức năng văn hoá - xã hội và sử liệu
- Chức năng thống kê, chức năng kinh tế...
3. Phân loại VBQLHCNN
3.1. ý nghÜa cña cña sù ph©n lo¹i VBQLHCNN
- Nắm được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể, áp dụng phương pháp soạn thảo thích hợp (cả về cấu trúc, ngôn ngữ, văn phong cũng như nội dung văn bản).
- Tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng văn bản.
- Có cách xử lý đúng đắn đối với từng loại, từng nhóm văn bản khi lập hồ sơ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3.2. Các tiêu chí phân loại VBQLHCNN
- Theo tác giả
- Theo tên loại
- Theo nội dung
- Theo mục đích biên soạn và sử dụng
- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản
- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn
- Theo hướng chu chuyển của VB
- Theo kĩ thuật chế tác
- Theo ngôn ngữ thể hiện 
Theo tÝnh chÊt c¬ mËt vµ ph¹m vi phæ biÕn cña VB 
- Theo hiệu lực pháp lí
Các tiêu chí phân loại VBQLHCNN

- Theo tác giả
- Theo tên loại
- Theo nội dung
- Theo mục đích biên soạn và sử dụng
- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản
- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn
- Theo hướng chu chuyển của VB
- Theo kĩ thuật chế tác
- Theo ngôn ngữ thể hiện 
- Theo tÝnh chÊt c¬ mËt vµ ph¹m vi phæ biÕn cña VB 
- Theo hiệu lực pháp lí
3.3. Phân loại VBQLHCNN theo hiệu lực pháp lí và loại hình quản lí chuyên môn
a. VB QPPL d­íi luËt (VB lËp quy)
Đ­îc ban hµnh trªn c¬ së luËt vµ ®Ó thùc hiÖn luËt
b. VB áp dụng pháp luật (VB cá biệt)
Nhằm giải quyết quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức trong áp dụng PL của các cơ quan có thẩm quyền.
c. VB HC thông thường 
- VB cã tªn lo¹i
- VB kh«ng cã tªn lo¹i: c«ng v¨n hµnh chÝnh.
d. VB chuyên môn - kỹ thuật
4. Hiệu lực, nguyên tắc áp dụng VBQLHCNN
4.1. Hiệu lực của VBQLHCNN
a. HiÖu lùc cña c¸c VBQPPL
Được qui định bằng văn bản;
Không sớm hơn 45 ngày;
Phải được đăng công báo.
“ Điều 78. Thời điểm có hiệu lực và việc đăng Công báo văn bản quy phạm pháp luật
Thời điểm có hiệu lực của VBQPPL được qui định bằng văn bản, nhưng không sớm hơn 45 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành.
Trường hợp văn bản qui định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, văn bản ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng chống thiên tai, dịch bệnh thì có thể có hiệu lực từ ngày công bố hoặc ký ban hành, nhưng phải được đăng ngay trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng công báo nước cộng hòa XHCN Việt Nam, chậm nhất sau 02 ngày làm việc kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành.
VBQPPL phải được đăng công báo, nếu không đăng công báo thì VBQPPL không có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp văn bản đó có nội dung thuộc bí mật nhà nước.
Trong thời hiệu chậm nhất là 02 ngày làm việc, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành, cơ quan ban hành VBQPPL phải gửi văn bản đến cơ quan công báo để đăng công bố, cơ quan công báo có trách nhiệm đăng toàn văn VBQPPL trên công báo, chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản. VBQPPL đăng trên công báo là văn bản chính thức và có giá trị như văn bản gốc.
Việc đăng tải và đưa tin VBQPPL: VBQPPL phải được đăng tải toàn văn trên trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành văn bản, chậm nhất là 02 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành, và phải đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng, trừ văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước.
(Luật Ban hành VBQPPL năm 2008)
“Điều 79. Hiệu lực trở về trước của văn bản quy phạm pháp luật
1. Chỉ trong những trường hợp thật cần thiết, văn bản quy phạm pháp luật mới được quy định hiệu lực trở về trước.
2. Không được quy định hiệu lực trở về trước đối với các trường hợp sau đây:
a) Quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật không quy định trách nhiệm pháp lý;
b) Quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.”
(Luật Ban hành VBQPPL năm 2008)
“Điều 80. Ngưng hiệu lực văn bản quy phạm pháp luật
1. Văn bản quy phạm pháp luật bị đình chỉ việc thi hành thì ngưng hiệu lực cho đến khi có quyết định xử lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định huỷ bỏ thì văn bản hết hiệu lực, nếu không huỷ bỏ thì văn bản tiếp tục có hiệu lực.
2. Thời điểm ngưng hiệu lực, tiếp tục có hiệu lực của văn bản hoặc hết hiệu lực của văn bản phải được quy định rõ tại quyết định đình chỉ việc thi hành, quyết định xử lý văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Quyết định đình chỉ việc thi hành, quyết định xử lý văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng Công báo, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.”
(Luật Ban hành VBQPPL năm 2008)
“Điều 81. Những trường hợp văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực
Văn bản QPPL hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp :
1. Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản;
2. Được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó;
3. Bị hủy bỏ hoặc bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.”
(Luật Ban hành VBQPPL năm 2008)
“Điều 82. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng
Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước trung ương có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp văn bản có quy định khác hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.”
(Luật Ban hành VBQPPL năm 2008)

b. Hiệu lực của các VB không chứa đựng QPPL
Thời điểm có hiệu lực
+ Tính theo ngày tháng năm ban hành VB. (giấy giới thiệu, quyết định khen thưởng, kỉ luật cán bộ, viên chức...)
+ Tính theo ngày tháng năm quy định trong nội dung VB. (quyết định bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển, nâng lương, các hợp đồng kinh tế.)
+ Kể từ ngày VB được phê duyệt hoặc có quyết định ban hành.(Đề án công tác, quy chế, quy định, điều lệ).
Hiệu lực của các VB không chứa đựng QPPL
- Thời hạn có hiệu lực của VB
+ Hi?u l?c ng?n (cụng van h�nh chớnh, t? trỡnh, thụng bỏo...), khi n?i dung VB dó du?c th?c hi?n ho?c gi?i quy?t thỡ VB dú cung ch?m d?t hi?u l?c.
+ Hi?u l?c tuong d?i d�i: quy?t d?nh giao ch? tiờu k? ho?ch d�i h?n, trung h?n, quy?t d?nh b? nhi?m cỏn b?, cỏc h?p d?ng kinh t? th?c hi?n trong nhi?u nam...

Hiệu lực của các VB không chứa đựng QPPL
- Thời hạn có hiệu lực của VB
+ Cỏc lo?i VB ỏp d?ng phỏp lu?t du?c ban h�nh trờn co s? phỏp lý c?a cỏc lo?i VB quy ph?m phỏp lu?t nờn hi?u l?c tu? thu?c v�o VBQPPL: 1 QD, 1 cụng van yờu c?u can c? v�o cỏc VB phỏp lý cao hon dó h?t hi?u l?c thỡ s? khụng cú hi?u l?c.
4.2. Nguyên tắc áp dụng văn bản quản lý hành chính nhà nước
- Áp dụng từ thời điểm có hiệu lực.
- Áp dụng VB có hiệu lực pháp lý cao hơn.
- Áp dụng quy định, quyết định của VB được được ban hành sau.
- Áp dụng VB mới.
II. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VBQLHCNN
* Kh¸i niÖm vÒ kÜ thuËt so¹n th¶o VB
Lµ kh¸i niÖm dïng ®Ó chØ viÖc vËn dông lÝ luËn, ph­¬ng ph¸p vµ kÜ n¨ng vÒ so¹n th¶o VB vµ c¸c quy t¾c cã liªn quan ®Ó x©y dùng mét VB tõ kh©u khëi ®Çu cho ®Õn lóc VB ®­îc hoµn thiÖn.
* Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
- Chỉ đạo, điều hành một cách thống nhất
- Thống nhất với thực tiễn
1. Những yêu cầu chung về kỹ thuật soạn thảo VBQLHCNN
Nắm vững đường lối chính trị của Đảng.
Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
Nắm vững nội dung VB cần soạn.
Trình bày đúng thể thức theo văn phong pháp luật - hành chính.
- Nắm vững kỹ thuật trình bày VB.
2. Những yêu cầu về nội dung VB
2.1. TÝnh môc ®Ých
- VB ®­îc ban hµnh ®Ó lµm g×? Nh»m gi¶i quyÕt vÊn ®Ò g×?
- Giíi h¹n vÊn ®Ò ®Õn ®©u?


Những yêu cầu về nội dung VB
2.2. Tính khoa học
Nội dung:
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin đã được xử lý và đảm bảo chính xác;
+ VB có sự logic về nội dung: nhất quán về chủ đề (dúng với mục đích ban hành VB), phù hợp với thực tế khách quan;
+ Kết cấu chặt chẽ, lôgic;
+ VB có tính hệ thống: Van b?n c?a co quan nh� nu?c c?p du?i ban h�nh ph?i phự h?p v� khụng trỏi v?i quy d?nh trong van b?n c?a cỏc co quan nh� nu?c c?p trờn.
- Hình thức: Trỡnh b�y thể thức VB theo quy định. Những kiểu loại VB đã được mẫu hoá thì soạn thảo VB phải trình bày theo đúng mẫu.
Những yêu cầu về nội dung VB
2.3. Tính đại chúng
- N?i dung VB ph?i d? hi?u, d? nh?, phự h?p, ph? c?p song khụng l�m ?nh hu?ng d?n tớnh khoa h?c, nghiờm tỳc v� ch?t ch? c?a VB.
- N?i dung VB ph?i ph?n ỏnh du?c nguy?n v?ng c?a nhõn dõn, khụng trỏi v?i quy d?nh phỏp lu?t v? quy?n l?i v� nghia v? c?a cụng dõn.
2.4. Tính bắt buộc thực hiện
Những yêu cầu về nội dung VB
2.5. Tính khả thi
- Ph?i can c? v�o nh?ng di?u ki?n th?c t?
- M?t van b?n ch? d? c?p d?n nh?ng v?n d? cú liờn quan v?i nhau, cũn nh?ng v?n d? khỏc ph?i du?c so?n th?o v� trỡnh b�y ? van b?n khỏc.
2.6. VB phải được viết bằng ngôn ngữ chuẩn mực
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
a. Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
b. Tính phổ thông, đại chúng
c. Tính khách quan, phi cá tính
d. Tính trang trọng, lịch sự
đ. Tính khuôn mẫu
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
+ Diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc. Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ, nhiều cách hiểu.
VD: “Phương pháp làm việc mới là điều quan trọng”  có tới 2 cách hiểu
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
+ Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa.
  “Ban lãnh đạo nhà mày” (máy)
Cã nhiÒu lçi viÕt hay ®¸nh m¸y sai lµm cho v¨n b¶n trë nªn bÊt nh·
“Uû ban Vật gái TW” (giá)
“Tê t×nh” (tr×nh)
Cần phân biệt các từ gần âm, các gần nghĩa, các từ ghép Hán Việt có yếu tố đồng nhất…
phương pháp/ biện pháp/ phương tiện; bàng quan/ bàng quang; khuyến mại/ khuyến khích
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
a. Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc
+ Viết câu chính xác, ngắn gọn, chặt chẽ, lôgíc. “Uèng trµ víi ®­êng, víi vî vµ víi t©m tr¹ng ®Çy tho¶ m·n.”
“C¶m ¬n §¶ng, Nhµ n­íc, Quèc Héi, ChÝnh phñ.”
“BÞ 2 vÕt th­¬ng, 1 vÕt ë ®ïi tr¸i, mét vÕt ë Qu¶ng TrÞ.”
“C¸c ph­¬ng tiÖn ra vµo c¬ quan ph¶i cã ý thøc.”
+ Chính xác về chính tả: n/l; tr/ch; s/x.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
b. Tính phổ thông, đại chúng
VD: “...Đó là những tư tưởng theo xu hướng romantic thái quá, cần chấn chỉnh ngay trong thanh thiếu niên...”
“... Các phương tiện vận tải hành khách, các xe chạy dù, lòng vòng đón khách, trả khách sai quy định...”
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
c. Tính khách quan, phi cá tính
+ Thể hiện ý chí Nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mức tối thiểu.
. Hay dùng các cụm từ chỉ các đối tượng chung như: “Sở Kế hoạch và Đầu tư đề nghị…”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu…”
. Ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít. Không dùng các danh từ chỉ các mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân trong quá trình giải quyết việc công.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
c. Tính khách quan, phi cá tính
+ Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kì....
“ Vụ thu hoạch lúa đông xuân năm 2006 đang đến gần trên những cánh đồng thẳng cánh cò bay khắp quê hương ta. Niềm hi vọng của người nông dân trông cả vào đây. Thế mà, thật nhẫn tâm, rày nâu xuất hiện, làm tổn thương từng thửa ruộng thân yêu và ngày càng trở thành nguy cơ mất mát lớn đối với mùa màng.
Nhân dân xã Hồng Phong vô cùng đau xót và lo sợ cho ngày thu hoạch. Liệu sản lượng lúa vụ này sẽ ra sao đây?
Rất may mắn là huyện đã có kế hoạch phòng chống và gửi kinh phí cho xã. Nhưng quả thực là nguồn kinh phí quý báu này quá ít ỏi nên việc chống dịch gặp vô vàn khó khăn. Nhân dân xã Hồng Phong chỉ còn biết trông mong vào sự quan tâm hơn nữa của UBND huyện.
Vậy, bà con nông dân thống thiết đề nghị UBND huyện gửi xuống thêm kinh phí cho xã Hồng Phong để cứu lấy mùa màng.
Nhân dân xã Hồng Phong vô cùng cảm tạ!”
“Sắp đến vụ thu hoạch lúa đông xuân năm 2006, nhưng rày nâu đã xuất hiện ở cánh đồng xã Hồng Phong và đang có nguy cơ lây lan ra diện rộng. Điều này có thể ảnh hưởng xấu tới năng suất và sản lượng lúa vụ này.
Mặc dù huyện đã có kế hoạch phòng chống và hỗ trợ kinh phí cho xã, nhưng vì nguồn kinh phí còn hạn hẹp nên việc phòng chống dịch còn gặp nhiều khó khăn.
Vậy, UBND xã đề nghị UBNH huyện tiếp tục hỗ trợ kinh phí cho việc chống dịch rày nâu của xã Hồng Phong.
Xin trân trọng cảm ơn./.”
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
d. Tính trang trọng, lịch sự
Cách viết trang trọng, lịch sự:
Dùng ngôn ngữ gọt rũa, văn hoá. Không dùng từ thô tục, thiếu nhã nhặn;
+ Đối với văn bản của cấp trên gửi xuống cấp dưới không tỏ thái độ hách dịch, trịnh thượng hay doạ nạt.
+ Đối văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi hay nịnh bợ, ngược lại cũng không thể xưng hô, trình bày một cách xách mé, hạ thấp cấp trên.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
d. Tính trang trọng, lịch sự
Cách viết trang trọng, lịch sự:
+ Không viết: Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu, đập vào mắt người qua lại trên đường phố. Yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kì hết để bảo vệ thẩm mĩ của thủ đô.
Nên viết: Nhận thấy những người hành khất thường gây nên những hình ảnh không đẹp mắt cho mĩ quan thủ đô. Yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp giải quyết phù hợp với các đối tượng này để bảo vệ thẩm mĩ đô thị.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
d. Tính trang trọng, lịch sự
Cách viết trang trọng, lịch sự:
+ Không viết: Chúng tôi không thể chấp nhận được đề nghị của ông.
Nên viết: Chúng tôi rất tiếc phải khước từ lời đề nghị của ông.
+ Nếu gửi công văn cho các cq ngang cấp, dùng “yêu cầu” sẽ không thể hiện được sự tôn trong bằng từ “đề nghị”.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
d. Tính trang trọng, lịch sự
Cách viết trang trọng, lịch sự:
+ Giữa từ “chuyển” / “kính chuyển”:
“Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước kính chuyển Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh xem xét và cho chúng tôi biết ý kiến trả lời trước ngày 02/10/2002”.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
d. Tính trang trọng, lịch sự
Cách viết trang trọng, lịch sự:
- Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao.
Ví dụ:
“Trân trọng kính mời...”
“Mong được sự giúp đỡ của quý cơ quan.”
“Xin trân trọng cảm ơn”.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Biểu hiện của tính khuôn mẫu:
- Văn bản được trình bày, sắp xếp bố cục theo các khuôn mẫu, thể thức quy định;
- Tôn trọng các quy tắc chính tả;
Khuôn mẫu trong sử dụng từ ngữ;
Khuôn mẫu trong sử dụng câu;
Khuôn mẫu trong viết đoạn văn và diễn đạt nói chung;
Khuôn mẫu trong sử dụng dấu câu;
- Khuôn mẫu trong cách trang trí.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Khuôn mẫu trong sử dụng từ ngữ:
* Sử dụng:
- Lớp từ từ toàn dân (sinh hoạt, sống, làm việc, đất đai, văn hoá, tốt, tích cực…); lớp từ hành chính, chuyên môn;
Lưu ý: Nếu văn bản có từ ngữ thuộc chuyên môn sâu hoặc những thuật ngữ không thông dụng thì phải giải thích.
- Từ ngữ theo nghĩa đen, đơn nghĩa;
- Từ ngữ trung tính, không kèm theo sắc thái biểu cảm;
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Khuôn mẫu trong sử dụng từ ngữ:
* Sử dụng:
- Từ ngữ đúng chính tả
VD: Bão lũ về nhiều, dân càng đói thì chúng tôi càng “no”
- Đúng nghĩa, đúng khả năng kết hợp, đúng màu sắc phong cách;
- Sử dụng có hạn chế các từ viết tắt.
- Tránh sử dụng từ cổ (VD: bệnh vị thành tích), thận trọng trong dùng từ mới.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Khuôn mẫu trong sử dụng từ ngữ:
* Không sử dụng:
- Từ có tính chất địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn dân.
VD: vô, cớm, chạy dù, chôm, sếp, víp…;
- Khẩu ngữ thông tục.
VD: lấy nhau, bỏ nhau, ăn ở, tẩn, móc họng, què giò, …
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
VD: TỜ TRÌNH
V/v xin tiền xây dựng nhà đỡ đẻ xã X

VD: Bài chửi mất gà của một bà nông dân:
“ Làng trên xóm dưới, bên sau bên trước, bên ngược bên xuôi! Tôi có con gà xám nó mới ghẹ ổ, nó lạc ban sáng, mà thằng nào, con nào, đứa ở gần mà qua, đứa ở xa mà lại, nó dang tay mặt, nó đặt tay trái, nó bắt mất của tôi, thì buông tha thả nó ra, không thì tôi chửi cho…
Chém cha đứa bắt gà của bà! Chiều hôm qua bà cho nó ăn nó hãy còn, mà bây giờ nó đã bị bắt đi mất rồi. Mày muốn sống mà ở với chồng với con mày thì buông tha thả nó ra, cho nó về nhà bà. Nhược bằng mày chấp chiếm thì bà đảo mả thằng tam đại tứ đại nhà mày ra, bà khai quật bật xăng thằng ngũ đại lục đại nhà mày lên. Nó ở nhà bà nó là con gà. Nó về nhà mày nó thành con cú con cáo, thành thần đanh đỏ mỏ, nó mổ chồng mổ con mày cho mà xem…
ới cái thằng chết đâm, cái con chết xỉa kia!
Mày mà giết gà nhà bà, thì một người nhà mày ăn chết một, hai người ăn chết hai, ba người ăn chết ba. Mày xuống âm phủ, mày bị quỷ thần linh rút ruột ra.
ới cái thằng chết đâm, cái con chết xỉa kia!...!!!...”
(Bước đường cùng, Nguyễn Công Hoan)
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
. Từ ngữ văn chương: sơn hà, phong ba, mĩ lệ, kiều diễm, tráng lệ, khổng lồ…;
. Từ ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ láy, các hư từ tình thái: bàng hoàng, xôn xao, bộp, à, ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng, đi, nào, nhé, thôi…;
. Từ thừa, từ rườm, từ đưa đẩy: tiền ngoại tệ, nay ban hành, phải nói rằng, nói cho cùng, …;
. Thành ngữ, tục ngữ, ca dao;
. Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa;
. Các biện pháp tu từ: so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân hoá, ngoa dụ, chơi chữ…: Nhà có ba miệng ăn; Lúa đã chen vai đứng dậy.
“- Mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà mỗi cảnh, sao có thể gò nó theo ý mình được. Thôi mặc, nước chảy bèo trôi.
- Cứ kệ nó, miệng đói thì đầu gối phải bò…
(Bước đường cùng, Nguyễn Công Hoan)
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Đối với việc sử dụng từ ngữ để xưng hô:
+ Trường hợp tự xưng:
. Từ lần thứ hai trở đi chỉ cần nêu tên cấp bậc chủ quản.
. Nếu trong văn bản gửi cho các cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan ngoài hệ thống thì khi tự xưng có thể thêm từ “chúng tôi” vào sau tên cơ quan gửi văn bản.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
Đối với việc sử dụng từ ngữ để xưng hô:
+ Trường hợp gọi tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận VB:
. Nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan ngoài hệ thống thì khi gọi tên cơ quan nhận cần nêu tên đầy đủ của cơ quan đó. Và khi cần thể hiện sự tôn trọng và phép lịch sự, có thể thêm từ “quý” vào tên cấp bậc chủ quản của cơ quan đó.
. Nếu văn bản gửi cho cá nhân: gọi “ông” đối với nam và “bà’ đối với nữ.
. Nếu người nhận văn bản có chức vụ, chức danh học hàm, học vị hoặc các danh hiệu cao quý khác như Nhà giáo Nhân dân, Nhà giáo Ưu tú, Nghệ sĩ Nhân dân, Nghệ sĩ Ưu tú... thì khi cần thể hiện sự tôn trọng có thể gọi theo chức vụ, chức danh, học hàm, học vị hoặc danh hiệu cao quý mà người đó được tặng.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng câu
+ Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp TV.
+ Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy của người Việt.
+ Câu phải được đánh dấu câu phù hợp với chính tả TV và nội dung của câu (không sử dụng 2 loại dấu: dấu hỏi chấm, dấu chấm than. Và sử dụng hạn chế dấu chấm lửng).
+ Câu có sự liên kết trong nội bộ câu và giữa các câu.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng câu
+ Câu tường thuật hầu như chiếm địa vị độc tôn trong VBQLHCNN, các loại câu khác (cầu khiến, nghi vấn, biểu cảm) rất ít được sử dụng.
+ Trong văn bản quản lí nhà nước không dïng cÊu tróc ®¶o.
VD: Đã hoạt động lại (rồi) những nhà máy xi măng.; Đang truy quét tội phạm công an huyện Đống Đa.
+ Trong phần thể thức của các loại văn bản, các thành phần của câu phức hợp thường được tách ra từng dòng, từng đoạn.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng câu
Tr­êng có:
VD:

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
- Căn cứ…;
- Căn cứ…;
- Theo đề nghị của…,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. …
Điều 2. …
…
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng câu
+Văn bản quản lí nhà nước ít dùng câu nghi vấn. Trường hợp bắt buộc phải đặt câu hỏi hoặc yêu cầu trả lời điều gì (ví dụ như trong công văn hỏi ý kiến) thì phải diễn đạt nội dung đó bằng cách sử dụng cấu trúc cầu khiến kết hợp với tường thuật.
Không viết: “TTBDCBCC yêu cầu phòng Đào tạo cho biết: Khoá học nhằm mục tiêu gì? Những ai có thể theo học? Học bao lâu? Học ở đâu?”
Mà viết: “TTBDCBCC yêu cầu phòng Đào tạo báo cáo rõ các chi tiết sau đây: Mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm của khoá học.”
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng câu
+Văn bản quản lí nhà nước rất ít sử dụng câu cảm thán và thường sử dụng theo cách gián tiếp dưới hình thức của câu tường thuật.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong viết đoạn văn và diễn đạt nói chung:
+ Diễn đạt ngắn gọn: mỗi đoạn chỉ nên nêu một ý chính, diễn đạt bằng một số câu.
+ Hành văn trong sáng, dễ hiểu.
+ Lập luận chặt chẽ, lôgíc, giữa các phần, các đoạn, các ý phải có sự liên kết với nhau.
+ Diễn đạt nổi bật trọng tâm.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong sử dụng dấu câu:
“Xử tử, không nên khoan hồng”  Giết
“Xử tử không nên, khoan hồng”  Không giết
“Trâu cày không được, giết” # “Trâu cày không được giết”
“Cho về nhà, ở với chồng cũ, không được lấy chồng mới”
“Cho về nhà, ở với chồng cũ không được, ở với chồng mới.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
đ. Tính khuôn mẫu
- Khuôn mẫu trong cách trang trí: Trình bày cân đối, nổi bật được các phần, các chương, các điều, khoản theo chuẩn mực, khuôn mẫu đã quy định.
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
* Cách viện dẫn VB:
Tên loại VB số và ký hiệu VBngày tháng năm ban hànhtác giả VBtrích yếu VB
VD: Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
Đặc điểm của phong cách
ngôn ngữ hành chính
* Cách viết tắt:
Tên cơ quan không viết tắt;
Lần đầu phải viết đầy đủchú thích (sau đây viết tắt là...)
3. Những yêu cầu về bố cục và thể thức
3.1. Những yêu cầu về bố cục
a. Bố cục VB:
* Phần mở đầu
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB
- Số, kí hiệu của VB
- §Þa danh vµ thêi gian ban hµnh v¨n b¶n
- Tên loại văn bản
- Trích yếu nội dung văn bản:
- Căn cứ ban hành VB





Những yêu cầu về bố cục VB
* Phần khai triển (phần nội dung chính)
- Hình thức mệnh lệnh
- Nội dung điều chỉnh
- Điều khoản thi hành
Những yêu cầu về bố cục VB
* Phần kết
- Chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức độ “mật”, “khẩn”
- Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản đánh máy hoặc sao chụp
- Các phụ chú
- Địa chỉ giao dịch
- Phụ lục
Những yêu cầu về bố cục VB
b. Những yêu cầu về bố cục nội dung
- Bố cục nội dung của những văn bản mang tính chất quy định, quyết định: (PhÇn/ ch­¬ng/ môc/ ®iÒu/ kho¶n/ ®iÓm)
Những yêu cầu về bố cục VB
b. Những yêu cầu về bố cục nội dung
- Bố cục nội dung của những văn bản không mang tính chất quy định, quyết định: (PhÇn/ môc/ kho¶n/ ®iÓm)
3.2. Những yêu cầu về thể thức VB
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần được thể hiện trong văn bản, nhằm tạo sự thống nhất và thuận lợi cho việc đăng ký, quản lý và tra tìm văn bản.
Các yếu tố thông tin trong thể thức văn bản gồm:
- Các yếu tố bắt buộc
- Các yếu tố tuỳ nghi
Những yêu cầu về thể thức VB
3.2.1. Phần mở đầu
1. Quốc hiệu

Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
-----------
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
* * * * * * * *
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam
§éc lËp - Tù do - H¹nh phóc
-----------
Những yêu cầu về thể thức VB
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB

®¹i häc Quèc gia Hµ Néi
Tr­êng §¹i häc Khoa häc
X· héi vµ Nh©n v¨n
*********

®¹i häc Quèc gia Hµ Néi
tr­êng ®¹i häc khoa häc
x· héi vµ nh©n v¨n
------------
Những yêu cầu về thể thức VB
3. Số và ký hiệu VB
“Điều 7. Số, ký hiệu của VB quy phạm pháp luật                                    
1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật phải thể hiện rõ số thứ tự, năm ban hành, loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản.
2. Việc đánh số thứ tự của văn bản quy phạm pháp luật phải theo từng loại văn bản và năm ban hành. Đối với luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội thì đánh số thứ tự theo từng loại văn bản và nhiệm kỳ của Quốc hội.
3. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật được sắp xếp như sau:
a) Số, ký hiệu của luật, nghị quyết của Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội";
b) Số, ký hiệu của pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được sắp xếp theo thứ tự như sau: "loại văn bản: số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản và số khóa Quốc hội";
c) Số, ký hiệu của các văn bản quy phạm pháp luật không thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản này được sắp xếp theo thứ tự như sau: "số thứ tự của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt của loại văn bản-tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản.